Il contatto fra i collaboratori di un'azienda e le informazioni anche più riservate di quest'ultima è necessariamente intenso e quotidiano. Sono proprio i collaboratori, per lo più, a creare o ricevere le informazioni, ad elaborarle, archiviarle, convogliarle al l'interno o all'esterno del l'impresa. È dunque del tutto normale che il rapporto di lavoro sia presidiato da norme, disposizioni, o comunque strumenti di varia natura finalizzate a tutelare i dati riservati contro possibili dispersioni o abusi di dati o documenti.
Il rapporto di lavoro è innanzitutto per definizione caratterizzato da un generale «obbligo di fedeltà» previsto dal codice civile (articolo 2105). Oltre al divieto di operare in concorrenza, direttamente o indirettamente, con il proprio datore di lavoro, vige il divieto di divulgare notizie attinenti all'organizzazione e ai metodi di produzione.
La violazione può comportare anche il licenziamento "in tronco", secondo la gravità della condotta. L'efficacia di simili misure sanzionatorie è però limitata nel tempo. Con la cessazione del rapporto, infatti, cessa anche l'obbligo contrattuale di fedeltà. Quando il rapporto di lavoro finisce, però, il rischio che le informazioni trattate dall'ex dipendente in precedenza possano subire dispersioni indesiderate non perciò viene necessariamente meno. Anzi: è proprio in quella fase che il tema si fa più critico. Le parti possono tutelarsi con un patto di non concorrenza fra azienda e dipendente, tale da impedire a quest'ultimo di prestare attività, in proprio o per altri, nello stesso settore del precedente datore. La legge è dunque particolarmente rigorosa nel fissare "paletti" di durata e di oggetto del patto stesso. Inoltre, il sacrificio del dipendente deve essere adeguatamente remunerato con un apposito compenso. Il che implica un proporzionato sacrificio anche in capo all'imprenditore. Senza arrivare a un divieto di concorrenza, tuttavia, vi sono strumenti meno invasivi e più mirati che operano anche dopo la fine del rapporto lavorativo. Fra questi, il patto di riservatezza, o di confidenzialità (dall'inglese confidentiality agreement), è sempre più diffuso.
Tecnicamente, si tratta di un accordo individuale, che richiede la firma di entrambe le parti. Può essere stipulato sia al momento dell'assunzione, sia dopo, ed è normalmente dichiarato valido anche per il tempo successivo alla fine del rapporto lavorativo. Le parti sono libere di determinarne il contenuto e l'ambito di applicazione, anche se spesso si limitano a formulazioni piuttosto generiche, e cioè ad affermare il principio - la tutela dei dati riservati - anziché specificarlo in modo efficace.
Un altro strumento impiegato è dato dai regolamenti aziendali o codici etici con cui le aziende più strutturate, o i grandi gruppi, regolano in modo omogeneo, e spesso assai sofisticato, procedure di accesso e trattamento delle informazioni processate in azienda. A differenza dei patti di riservatezza, non richiedono l'assenso del singolo lavoratore, in quanto espressione del potere direttivo datoriale.
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